Preguntas Frecuentes

En las pantallas a las que se accede desde esta opción del menú, se puede realizar diversas acciones para administrar la base de datos sobre la que se soporta la aplicación.

Se trata de poder gestionar:

• La creación de la base de datos que almacenará la información.
• Las copias de seguridad de los datos.
• La compactación del fichero de base de datos

Estas utilidades tratan ficheros de suma importancia para la aplicación, por lo que se recomienda su utilización con precaución, dado que la pérdida o deterioro de dichos ficheros puede suponer la pérdida de la información registrada en el sistema o el incorrecto funcionamiento del sistema.

A través de las pantallas a las que se accede desde esta opción del menú, se puede gestionar la información relacionada con las compras que se realizan a los diferentes proveedores:

• Pedidos de compra, registrando la información necesaria para hacer llegar al proveedor la orden de compra correspondiente.
• Proceso de generación de albaranes de compra, con la creación de los albaranes de compra.
• Albaranes de compra, mantenimiento de las notas de entrega de los proveedores.

Cada una de las consultas a las que se accede desde este menú permite traspasar la información consultada a Excel, para así poder analizarla, graficarla, etc. De este modo se consigue personalizar los informes de compras por el usuario, sin restricciones desde la aplicación, “a gusto del consumidor”.

En las pantallas a las que se accede desde esta opción del menú, se permite actuar sobre las existencias del almacén.

Se trata de controlar las entradas y salidas de cada producto, para poder mantener:

• Control sobre los movimientos de productos en el almacén (quién ha movido los productos, cuando se han producido los movimientos, cuanto se consume).
• Valoración del almacén lo más cercana a la realidad posible (valorado a precio de compra actual registrado en la ficha de producto).
• Inventario actualizado.

1. De forma predeterminada, en la aplicación debe definirse al menos un almacén.
2. Cada vez que se muevan productos de un almacén a otro, deberá registrarse a través de movimientos manuales, para que el inventario esté en todo momento actualizado.
3. Si se producen roturas, mermas, etc. pueden reportarse o esperar a realizar un inventario y entonces corregir las desviaciones.

En las pantallas a las que se accede desde esta opción del menú, se puede realizar diversas consultas sobre las ventas realizadas.

Se trata de poder revisar:

• Volumen de ventas realizadas, consultando los importes totales por periodo, por categoría de producto, etc.
• Importe de iva repercutido, para poder conocer el total del impuesto repercutido en las ventas.
• Importe de las comisiones a pagar a los empleados por las ventas realizadas.

Además se tiene acceso a la gestión de la caja.

Cada una de las consultas a las que se accede desde este menú permite traspasar la información consultada a Excel, para así poder analizarla, graficarla, etc. De este modo se consigue personalizar los informes de ventas por el usuario, sin restricciones desde la aplicación, “a gusto del consumidor”.

• Sistema que gestiona la información de despacho, oficina administrativa, almacenes.
• Administra la información necesaria para el correcto funcionamiento del sistema, como son los productos, las categorías de productos, los almacenes.
• Además es en este sistema donde se consultan las estadísticas, los datos de las ventas, etc.

• Parte frontal de la aplicación destinada al proceso de venta. Permite controlar la gestión que se realiza desde un puesto ubicado en el área de servicio, por ejemplo: barra o restaurante.
• Funciona con rapidez, aporta facilidad de uso y está disponible para trabajar en modo táctil.

Define los almacenes del negocio. El sistema permite gestión multialmacén.

No tienen porque coincidir con almacenes físicos, es decir, si en la aplicación se quiere diferencias zonas del mismo almacén físico, se pueden incluir como diferentes almacenes.

La aplicación Front – Office, donde se produce la venta directa, descontará los productos del almacén parametrizado como barra.

Cada vez que se lleven productos a la barra, deberá realizarse un movimiento del almacén origen a la barra, con la utilidad de generación de movimientos de entrada y salida manuales.

De forma predeterminada, en la aplicación debe definirse al menos un almacén.

Define los niveles de agrupación o categorías de los productos.

Se trata de identificar las agrupaciones que en la pantalla del Front–Office ayudarán a localizar los productos, para que el servicio al cliente sea lo más ágil posible.

Este es un apartado en el que merece la pena dedicarle tiempo para parametrizar correctamente la aplicación, ya que una buena clasificación de los productos contribuye a facilitar la tarea del cobro, y por lo tanto lleva a un mejor servicio de cara al cliente.

Permite mantener una base de datos de información de los consumidores que solicitan una factura de venta en lugar de un ticket por su consumición.

Se trata de registrar las diferentes condiciones de envío que se utlilizarán, a la hora de hacerse cargo de los gastos de los portes, etc.

Define las diferentes condiciones de pago que se van a usar, aquellas que se admitirán para el pago de los pedidos, por ejemplo: 30 dias fecha factura, 60 dias fecha factura.

Creación y modificación de las diferentes áreas de servicio que se gestionan, p.e. barra, terraza, mesas.

Se trata de identificar en qué área se está trabajando con el sistema con cada pedido que se procese.

Al menos debe crearse una cuenta en el sistema, puesto que es la base para registrar los pedidos de los clientes.

La identificación de varias cuentas en un restaurante, ayudará a que los empleados identifiquen cual es la cuenta y el pedido que tienen abierto y así podrán actuar con agilidad sobre el terminal.

Define los empleados o usuarios del sistema

Cada uno de ellos deberá identificarse antes de trabajar con el terminal, para que las ventas sean asociadas a su cargo.

Permite indicar un porcentaje de comisión sobre las ventas realizadas, para posteriormente liquidarla con los empleados.

Define los datos principales de la empresa. Se trata de identificar los datos del negocio que se va a gestionar.

Si los datos de la empresa se completan al detalle, pueden servir de publicidad al imprimirse en el ticket que se emite con cada consumición.

Esta versión del sistema es monoempresa, se puede gestionar una única empresa.

Se trata de registrar las diferentes formas de envio que se utlilizarán, desde empresas transportistas hasta los medios propios de los clientes.

Define las diferentes formas de pago que se van a usar, aquellas que se admitirán en el negocio, por ejemplo: visa; mastercard, etc.

La forma de pago efectivo se crea por el sistema, no es una forma que deba incluirse en el mantenimiento.

Si no se indica ninguna más, se puede funcionar cobrando siempre en efectivo.

Si el cliente paga en efectivo, se puede utlizar la tecla de pago rápido, que ayuda a calcular el importe a devolver y ejecuta el cierre del pedido y el cobro de inmediato.

En un bar se dan diferentes servicios dependiendo del horario y del tipo de clientela que se acerca al mismo, sirviendo en proporción elevada:

• Desayunos por la mañana.
• Vinos y aperitivos al mediodía.
• Cafés a media tarde.
• Copas por la noche.

Si el camarero tiene la posibilidad de acceder a los productos del frontal de ventas de manera ordenada según el turno en el que esté trabajando, conseguirá localizarlos más ágilmente.

Esta utilidad permite definir turnos de trabajo. Además, permite ordenar (priorizar) las familias y los productos buscando agilidad operativa, por ejemplo, en las horas de copas nos puede interesar que aparezca más a la mano, en primer lugar, la categoría de las “Bebidas”, luego las “Tapas”, y así sucesivamente, en cuanto a los productos, que aparezca, en primer lugar, las “Cervezas”, luego los “Whisky”, “Rones”, etc.

Es importante resaltar que para que un producto pueda venderse desde el Frontal, debe indicarse su orden de aparición, dentro de su categoría, en cada turno de trabajo que se vaya a establecer.

Los productos que no se asocien al turno que se esté presentando, no aparecerán en pantalla, consiguiendo así un panel personalizado de productos por turno de trabajo.

Permiten establecer una serie de parámetros que agilicen el uso de la herramienta.

Para ello deberá especificar valores por defecto sobre algunos aspectos

El ticket debe incluir en su texto libre, bien de cabecera o de pie, la razón social y el CIF de la empresa.

Define los productos con los que se va a trabajar. Se trata de identificar los productos de compra-venta que se gestionarán desde la pantalla del Front–Office.

Es importante resaltar que para que un producto pueda venderse desde el Frontal, debe indicarse su orden de aparición, dentro de su categoría, en cada turno de trabajo que se vaya a establecer.

Los productos que no se asocien al turno que se esté presentando, no aparecerán en pantalla, consiguiendo así un panel personalizado de productos por turno de trabajo.

Ejemplo:

• Menú del día: es un producto que deberá marcarse como:

1. combinado, ya que se deberá indicar cuales son los platos que lo forman.
2. grupo, ya que está formado por platos pero su precio está fijado independientemente de los platos que lo forman, por la tarifa establecida para el menú.

Permite mantener una base de datos de información de los proveedores a los que se realizan los pedidos de compra de los productos del negocio.

Permiten establecer un conjunto de valores a partir de los cuales generar los códigos que identificarán los documentos generados. Usted puede especificar un prefijo, un sufijo, un valor inicial, valor final, valor actual y longitud máxima así como un incremento en base a los cuales la aplicación genere los números consecutivos de múltiples documentos.

1. A partir del segundo criterio debemos indicar la operación lógica que lo relaciona con el anterior. Esta operaciones pueden ser: AND (Y – que se cumplan las dos condiciones)  o OR (O – que se cumpla una condición o la otra) y se seleccionan en el combo que se etiqueta “Operación de conjunción con el criterio anterior”.
2. Seleccionar la columna a filtrar. Usar la caja de selección de “Columna (campo)”. Dependiendo del tipo de columna seleccionado, la aplicación presenta una imagen asociada.
3. Seleccionar una operación. Usar la caja de selección “Operación”.
4. Indicar un valor. Usar la caja a la derecha de la operación “Valor 1”. En caso que la operación requiera dos valores, por ejemplo, un BETWEEN (Entre – un valor que se halla dentro de un intervalo), se habilitará una segunda caja de texto para indicar el segundo valor. Dependiendo del tipo de columna seleccionado para el criterio, la aplicación habilita diferentes opciones para ayudar a especificar un valor válido de manera ágil.
5. Hacer clic en el botón Agregar Criterio, para añadir el criterio a la lista de criterios que se muestran debajo.
6. Si se necesita eliminar uno más criterios, los mismos deben ser seleccionados de la lista de criterios marcando las cajas de chequeo y posteriormente haciendo click en el botón Eliminar Criterio.
7. Una vez concluido el proceso de edición debemos indicar un nombre descriptivo en la caja de Nombre. Esta descripción se asociará a dicho criterio y aparecerá en la lista desplegable del botón Filtros Predefinidos de la barra de herramientas.
8. Al hacer clic en Aceptar se crea el criterio, se guarda en la lista de criterios y se lanza la consulta a la base de datos.
9. Posteriormente cada vez que se seleccione un criterio de la lista de criterios predefinidos, se lanza directamente la consulta a la base de datos basada en el criterio seleccionado.

Para realizar consultas de datos el usuario debe establecer un criterio de selección de registros y luego lanzar la solicitud a la base de datos. Para establecer los criterios de selección de registros las pantallas de consulta suministran dos mecanismos:

• Búsqueda puntual
• Búsqueda preestablecida

El segundo, conocido como búsqueda preestablecida, consiste en seleccionar un criterio de la lista de filtros o criterios preestablecidos. Esta lista de filtros se encuentra en  el desplegable asociado al botón Filtros Predefinidos.

Para poder crear los filtros predefinidos, en todas las pantallas de consultas estadísticas de la aplicación, se ha habilitado una utilidad que se conoce con el nombre de Filtros dinámicos. Esta utilidad se abre al hacer clic en el botón Filtros Predefinidos de la barra de herramientas.

Se trata de una pantalla donde el usuario puede definir las “preguntas” que quiere hacerle al sistema, en lugar de establecerse o fijarse por la aplicación. Si las preguntas se repiten a menudo, puede guardarlas y aplicarlas cada vez que las necesite sin tener crearlas de nuevo cada vez.

El primero, conocido como búsqueda puntual, consiste en la introducción de los criterios en la fila de filtros mostrada en el tope o parte superior de la rejilla. Cuando se hace click en el botón Buscar, la consulta recupera los valores coincidentes con el criterio de selección correspondiente.

Compactar la base de datos permite defragmentar el archivo y obtener espacio adicional en el disco.

Para asegurar un rendimiento óptimo, compacte las base de datos de Microsoft Access y los proyectos de Microsoft Access con frecuencia.

*Solucionar problemas al compactar bases de datos

A continuación se exponen algunos de los motivos por los que no se puede compactar una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access:

• No hay suficiente espacio en el disco para almacenar la base de datos o el proyecto de Access original y la versión compactada. Elimine archivos innecesarios y vuelva a intentarlo.
• No dispone de permisos para abrir/ejecutar y abrir en modo exclusivo la base de datos de Access. Si no es el propietario de la base de datos, póngase en contacto con el propietario para obtener alguno de estos permisos. Si es el propietario, deberá actualizar sus permisos.
• Otro usuario tiene la base de datos o el proyecto de Access abierto.
• La base de datos o el proyecto de Access está situado en una carpeta compartida de red de sólo lectura, o su atributo de archivo

El sistema ofrece con esta opción la posibilidad de crear la base de datos al comienzo del uso de la aplicación.

También se puede utilizar para regenerar el fichero de la base de datos al comienzo de un nuevo año, después de haber hecho la conveniente copia de seguridad del periodo anterior, ya que esta utilidad sobreescribe el fichero de datos, y por tanto, elimina la información existente en ese momento.

La aplicación aporta aquí una utilidad que permite indicar un nuevo fichero para registrarlo como soporte de la base de datos. Para ello el sistema pide que se especifique cual es el directorio y el nombre de dicho fichero.

Si el nombre indicado no es válido, o no corresponde a un fichero de base de datos, el sistema avisa de este hecho al usuario.

Si es correcto, se da un mensaje de aviso indicando que los datos actuales se sobrescribirán y este nuevo fichero pasará a ser el de datos a partir del momento de aceptar la acción de restauración.

• Esta utilidad puede ser usada para consultar datos estadísticos de periodos anteriores, desde las utilidades de consulta de la aplicación. Anteriormente se debe haber realizado un copia de seguridad, y en el momento de querer analizar las estadísticas, se restaura la copia del periodo deseado. Así solo se mantienen en gestión los datos actuales, pero se pueden consultar los anteriores.

Permite registrar los albaranes de compra, las notas de entrega de los proveedores. Este registro conlleva la recepción de los productos indicados en el almacén y la cumplimentación del pedido asociado. Normalmente, estas notas de entrega se generarán automáticamente desde la pantalla de Generación de albaranes de Compra, pero el sistema da la opción de crearlos y/o modificarlos manualmente también, siempre que no estén procesados.

Para ello se deben recoger la información general del albarán y después se debe añadir el detalle de los productos a incluir en el mismo.

Desde la pantalla de mantenimiento de los albaranes de compra, existen dos opciones:

• Guardar y procesar: El albarán ha sido creado, se puede modificar y mediante esta opción se registra y se procesa, generando los movimientos correspondientes en el/los almacenes indicados y cumplimentando los pedidos.
• Procesar: un albarán registrado que está pendiente de procesar, puede hacerlo a través de esta opción. Genera los movimientos y modifica el estado de los pedidos asociados.

Permite registrar las devoluciones de compra. Este registro conlleva el descuento de los productos indicados en el almacén y la cumplimentación del pedido asociado. Estas devoluciones de entrega se pueden generar automáticamente desde la pantalla de Generación de Devoluciones desde Solicitudes, pero el sistema da la opción de crearlos y/o modificarlos manualmente también, siempre que no estén procesados.

Para ello se deben recoger la información general de la devolución y después se debe añadir el detalle de los productos a incluir en la misma.

Desde la pantalla de mantenimiento de las devoluciones de compra, existen varias opciones:

• Duplicar: Permite generar una devolución igual a la actual, muy útil cuando se repiten devoluciones periódicamente.
• Guardar y procesar: La devolución ha sido creada, se puede modificar y mediante esta opción se registra y se procesa, generando los movimientos correspondientes en el/los almacenes indicados y cumplimentando los pedidos.
• Procesar: una devolución registrada que está pendiente de procesar, puede hacerlo a través de esta opción. Genera los movimientos y modifica el estado de los pedidos asociados.
• Generar Factura de Compra: En realidad generará el abono de compra correspondiente a la devolución.

La aplicación permite registrar las diferentes Facturas de Compra que nuestros proveedores emiten con el fin de:

• Mantener un registro de los pagos que ya se han realizado o se van a realizar a los diferentes proveedores, permitiendo analizar dicha información de la manera más interesante para su negocio como por ejemplo pagos realizados en cierta etapa, pagos realizados a un proveedor, analizar un determinado conjunto de productos, etc.
• Controlar y validar que los documentos entregados por los proveedores se ajustan con la información resultante de nuestra gestión.

Con el fin de mantener la información necesaria de manera coherente, por un lado se almacena la información general de la Factura y por otro se especifica el detalle de los productos a incluir en la misma.

Permite acceder a las líneas de pedido pendientes de servir, para proceder al registro de la nota de recepción de la mercancía.

El objetivo es localizar de forma sencilla las líneas de pedido que corresponden a la entrega recibida, y así poder registrar la nota en el sistema y proceder a su procesamiento.

La información en la aplicación debe fluir a través del flujo de trabajo propuesto. En este caso el flujo de trabajo de los albaranes de compra. Este modo de trabajo nos permite por un lado no tener que introducir los datos más que una vez y por otro nos permite mantener una traza de que va ocurriendo en la gestión de la misma, siguiendo la pista de los materiales que entran y permitiendo observar los puntos críticos de la cadena y obrar en consecuencia. Una vez que los materiales han entrado en nuestros almacenes existen un conjunto de documentos que lo reflejan, en este caso los Albaranes de Compra. Si mantenemos ese flujo, seremos capaces de consultar que ocurre con dichos materiales y asegurarnos que en círculo se cierra. Lo que entre en nuestro negocio debe ser igual a lo que se consume por el proceso de ventas y las mermas y lo que devolvemos. En caso contrario se debe analizar que ha ocurrido y por que se produce ese desajuste, y en su caso, realizar una reclamación o controlar la gestión de los empleados.

En el punto de la Generación de Solicitud de Devolución se va a proceder a realizar la devolución de los materiales sobrantes al proveedor. Estos ya se recibieron y se han vendido registrando dichas ventas así como las mermas. Por lo tanto se procede a generar el albarán de Solicitud de Devolución con lo que en ese momento disponemos en los almacenes.

No obstante, es recomendable asegurarnos que el material que físicamente se va a devolver coincide con el propuesto por la aplicación, para identificar posibles problemas en el proceso (robos, mermas no declaradas…)

Para generar el albarán de solicitud de devolución que reflejará lo que realmente se mandó de vuelta al proveedor existe una consulta interactiva sobre la que deberemos identificar la siguiente información:

• Proveedor al que vamos a realizar la devolución.
• Fecha desde y Fecha hasta de los Albaranes de Compra sobre los que se desee trabajar.

Una vez especificados estos parámetros la aplicación mostrará las líneas de Albaranes de Compra que aún nos han sido transferidas al ningún Albarán de Solicitud de Devolución. Cada vez que se marque una línea la aplicación propondrá como cantidad a devolver la cantidad registrada en los almacenes, permitiendo siempre al usuario modificarla en caso necesario. La aplicación asume que se devolverá toda la cantidad que se posea.

Una vez marcadas todas las líneas deseadas y comprobando que físicamente coinciden ambas informaciones, se procesará la consulta interactiva, generando un nuevo Albarán de Solicitud de Devolución. Este nuevo documento se creará sin procesar por si desea realizar algún cambio antes de procesarlo. (por ejemplo si se desea realizar antes de realizar físicamente la solicitud). Una vez procesado el Albarán de Solicitud de Devolución correspondiente el almacén se ajusta a la nueva realidad y el documento refleja la acción realizadas con el detalle de productos y cantidades que permitirá validar la respuesta del proveedor. (Contra el Albarán de Devolución que este emitirá más adelante)

Con la opción de Generación de Solicitud de Devolución se va a proceder a realizar la devolución de los materiales sobrantes al proveedor.

Estos ya se recibieron y se han podido vender registrando dichas ventas, así como las mermas. Por lo tanto se procede a generar la Solicitud de Devolución con el stock del que en ese momento se dispone en los almacenes.

No obstante, es recomendable asegurarnos que el material que físicamente se va a devolver coincide con el propuesto por la aplicación, para identificar posibles problemas en el proceso (robos, mermas no declaradas…).

Para generar la solicitud de devolución que reflejará lo que realmente se envía de vuelta al proveedor, existe una consulta interactiva sobre la que deberemos identificar la siguiente información:

• Proveedor al que vamos a realizar la devolución.
• Fecha desde y Fecha hasta de los Albaranes de Compra sobre los que se desee trabajar.

Una vez especificados estos parámetros la aplicación mostrará el detalle de Albaranes de Compra que aún no han sido transferidas a ninguna Solicitud de Devolución.

Cada vez que se marque una línea la aplicación propondrá como cantidad a devolver la cantidad registrada en los almacenes, permitiendo siempre al usuario modificarla en caso necesario. La aplicación asume que se devolverá toda la cantidad que se posea.

Una vez marcadas todas las líneas deseadas y comprobando que físicamente coinciden ambas informaciones, se procesará la consulta interactiva, generando una nueva Solicitud de Devolución.

Este nuevo documento se creará sin procesar por si desea realizar algún cambio antes de procesarlo. Una vez procesada el almacén se ajusta a la nueva realidad y el documento refleja las acciones realizadas con el detalle de productos y cantidades que permitirá validar la respuesta del proveedor. (Contra la Devolución que este emitirá más adelante).

Con el fin de facilitar el control del circuito de compra, la aplicación permite generar las facturas de compra desde la información almacenada en los albaranes de compra de dos maneras:

• Generar Factura de Compra: Si un albarán de Compra y su Factura de Compra correspondiente coinciden completamente, desde la vista en detalle del albarán podemos generar la Factura de manera automática.
• Generación de Facturas de Compra: En caso de necesitar traspasar a la factura de compra solo una parte de un albarán o información de diferentes albaranes de compra la aplicación nos permite seleccionar, de manera interactiva, el conjunto de líneas de albarán pendientes de ser facturadas que deseamos traspasar a la nueva así como que cantidad deseada dentro de la aún no trasferida.

Por otro lado, las líneas de albaranes de compra a transferir a una misma factura deben mantener una serie de información común (proveedor, forma de pago y envío). Con el fin de asegurar esta característica, existen un conjunto de controles en la parte inferior de la pantalla que nos permiten localizar de forma sencilla las líneas de albarán de compra, que cumpliendo la limitación anterior, a transferir a la factura, siguiendo la traza de la información introducida en la aplicación.

Permite registrar las devoluciones de compra. Este registro conlleva el descuento de los productos indicados en el almacén y la cumplimentación del pedido asociado. Estas devoluciones de entrega se pueden generar automáticamente desde la pantalla de Generación de Devoluciones desde Solicitudes, pero el sistema da la opción de crearlos y/o modificarlos manualmente también, siempre que no estén procesados.

Para ello se deben recoger la información general de la devolución y después se debe añadir el detalle de los productos a incluir en la misma.

Desde la pantalla de mantenimiento de las devoluciones de compra, existen varias opciones:

• Duplicar: Permite generar una devolución igual a la actual, muy útil cuando se repiten devoluciones periódicamente.
• Guardar y procesar: La devolución ha sido creada, se puede modificar y mediante esta opción se registra y se procesa, generando los movimientos correspondientes en el/los almacenes indicados y cumplimentando los pedidos.
• Procesar: una devolución registrada que está pendiente de procesar, puede hacerlo a través de esta opción. Genera los movimientos y modifica el estado de los pedidos asociados.
• Generar Factura de Compra: En realidad generará el abono de compra correspondiente a la devolución.

Después de realizar una compra, y una vez pasado el plazo fijado con el proveedor, se procede a la devolución del material que no haya sido vendido.

El proveedor retira los productos, y para que en la aplicación se refleje la nueva situación del negocio se puede crear un documento de Solicitud de Devolución de Compra que incluya el detalle de todo lo que sale de los almacenes hacia el proveedor.

Registrar esta información nos permite:

• Mantener el almacén actualizado.
• Guardar un registro detallado de lo que el proveedor se ha llevado, con el fin de comprobar lo que incluye después en la nota de devolución. En caso de que la información de ambos documentos no coincida la aplicación nos permitirá crear un albarán de reclamación con la diferencia para notificárselo al proveedor.

Por lo tanto, desde el registro de una Solicitud de Devolución, se puede pasar a reflejar una Devolución emitida por el proveedor (si todo coincide completamente) o a una Reclamación en caso de que existan diferencias.

Permite realizar consultas sobre cierres de caja de otras jornadas.

Es conveniente realizar una copia de seguridad de la base de datos de forma periódica, que permita retomar la gestión en caso de tener algún problema con el equipamiento, o simplemente para poder realizar tareas de mantenimiento sobre el hardware.

Para ello la aplicación cuenta con una opción que permite indicar el dispositivo y el directorio donde se va a realizar la copia, para traspasar allí la información actual.

Permite consultar la historia de los movimientos de stock que se han realizado, y ver quién es el responsable de cada movimiento.

• Con esta consulta se podrá analizar la historia de los movimientos realizados de cada producto. Puede tratarse de una consulta de información muy voluminosa, conviene hacer referencia siempre a un periodo de fechas concreto, para poder analizar la información. Se acudirá a ella cuando se quiera conocer la razón del stock actual de un determinado producto, ya que la suma de las cantidades de los movimientos de cada producto coincidirá con dicho dato.

Refleja el inventario físico que existe en cada almacén, de cada uno de los productos.

• Con esta consulta se podrán analizar el stock existente de cada producto, y se podrá comparar este stock con el mínimo establecido en la ficha del mismo, para poder planificar las compras a tiempo. Si el producto se encuentra en más de un almacén, se presentará el detalle del producto en cada almacén, para comparar el dato con el stock mínimo, se podrá sumar la cantidad total del producto existente en todos los almacenes.

Refleja el inventario físico que existe en cada almacén, de cada uno de los productos.

Permite realizar entradas en el almacén que se especifique. Estas entradas modificarán las existencias, aumentándolas en la cantidad que se indique.

• Para poner en marcha la aplicación, una vez definidos los productos y los almacenes con los que el sistema va a trabajar, se debe realizar un inventario físico y reflejar el mismo en el sistema a través de esta pantalla de entradas manuales, para que el sistema disponga de una información de stock inicial a partir de la cual trabajar.
• Cada vez que se muevan productos de un almacén a otro, deberá registrarse a través de movimientos manuales, para que el inventario esté en todo momento actualizado.
• Si se producen roturas, mermas, regalos, etc. Pueden reportarse o esperar a realizar un inventario y entonces corregir las desviaciones.

A través de esta utilidad podrá regularizar el inventario de los almacenes.

Una vez listados los productos de venta deseados, especifique la cantidad real de los mismos existentes en el almacén seleccionado. Al procesar la consulta, a través del botón Procesar de la barra de herramientas, la aplicación genera los movimientos necesarios (de entrada y salida) en el almacén especificado con el fin de que las cantidades contabilizadas y las reales coincidan evitando desviaciones. Esta tarea contabilizará únicamente los movimiento cuya fecha sea posterior a la especificada en el formulario de proceso de inventariado, marcando así una barrera a partir de la cual continuar.

Permite realizar salidas del almacén que se especifique. Estas salidas modificarán las existencias, disminuyéndolas en la cantidad que se indique.

• Cada vez que se muevan productos de un almacén a otro, deberá registrarse a través de movimientos manuales, para que el inventario esté en todo momento actualizado.
• Si se producen roturas, mermas, etc. pueden reportarse o esperar a realizar un inventario y entonces corregir las desviaciones.
• Los descuentos o salidas del almacén que esté el asociado a la venta directa al cliente, serán realizados de manera automática por el sistema.

Al tratarse de un sistema con posibilidad de controlar múltiples almacenes, incluye una funcionalidad que permite realizar de manera automática el movimiento o traspaso entre dos de los almacenes.

Se registrarán los movimientos correspondientes de entrada y salida en cada almacén implicado.

• Cada vez que se muevan productos de un almacén a otro, deberá registrarse a través de movimientos manuales, para que el inventario esté en todo momento actualizado.

Define los almacenes del negocio. El sistema permite gestión multialmacén.

•  No tienen porque coincidir con almacenes físicos, es decir, si en la aplicación se quiere diferencias zonas del mismo almacén físico, se pueden incluir como diferentes almacenes.
• La aplicación Front – Office, donde se produce la venta directa, descontará los productos del almacén parametrizado para ello.
• Cada vez que se muevan productos de un almacén a otro, deberá realizarse un movimiento del almacén origen al de destino, con la utilidad de generación de movimientos de entrada y salida manuales o la opción de transferencia entre almacenes.
• De forma predeterminada, en la aplicación debe definirse al menos un almacén.

Las categorías o familias de productos permiten agrupar los productos para que, por una parte, facilitar la búsqueda de los mismos desde el frontal de ventas (pantalla del Front–Office) y, por otra, poder sacar informes de ventas resumidos o agrupados por las familias de productos. A la hora de parametrizar el sistema, éste debería ser el tercer paso a seguir, después de definir los empleados. El programa solo permite familias o categorías de un nivel de agrupación, ya que más subniveles facilitarían los informes (de uso poco frecuente), pero complicarían la búsqueda o agilidad de localización de los productos en el frontal de ventas (pantalla del Front–Office) (de uso muy frecuente). No obstante, si es muy necesario el uso de subfamilias, se propone o recomienda que las  categorías se prefijen con un texto que identifique a las categorías de niveles superior o prefijar el código de la categoría, por ejemplo: Copistería – papel A4, Copistería – fotocopia, etc. Para acceder a la lista de categorías de producto hacer clic en “Maestros -> Categorías de Producto”.

Para crear una nueva categoría se debe hacer clic en el botón “Nuevo” de la barra de herramientas. Para modificar una categoría se debe hacer doble clic sobre la línea correspondiente o seleccionar la línea y luego hacer clic en el botón “Modificar” de la barra de herramientas.

Permite mantener una base de datos de información de los consumidores que solicitan una factura de venta en lugar de un ticket por su compra.

Para consultar y modificar el conjunto de empleados de la empresa se debe abrir la siguiente pantalla, haciendo clic en Maestros->Empleados. A la hora de parametrizar la aplicación, éste debería ser el segundo paso a realizar después de configurar los datos de la empresa.

Para filtrar por la primera letra del nombre del empleado, se debe hacer clic en el botón correspondiente a la letra desea, esto nos permite acceder rápidamente al empleado si la lista es muy extensa o larga.

Para abrir la ficha de un empleado, se debe hacer doble clic sobre la línea correspondiente o seleccionar la línea y luego pinchar en el botón “Modificar” de la barra de herramientas. Para añadir a un nuevo empleado, se debe pinchar en el botón “Nuevo” de la barra de herramientas.

Permite al usuario especificar los datos de la empresa que gestiona el negocio, como por ejemplo, nombre, NIF, logotipo, dirección, etc. Este es el primer paso que se debe realizar a la hora de parametrizar o configurar el sistema.

A la hora de especificar estos datos se debe tener en cuenta:

• El nombre de la empresa es el asociado con la licencia de compra del producto, por lo que es de solo lectura. Mientras no se haya validado la licencia, en dicho campo aparecerá el texto “Licencia de Evaluación”. Una vez activada la licencia del producto, en dicho campo aparecerá la razón social suministrada al solicitar a ATRISOFT la licencia o clave de activación.
• El CIF especificado para la empresa aparecerá en la impresión de los Tickets y Facturas.
• Cualquier dato/campo cuya etiqueta aparezca en negrita, indica que dicho dato es obligatorio, por lo que el programa no permitirá guardar los datos hasta que se haya suministrado un valor válido.
• Todos campos que aparecen como desplegables, son obligatorios por lo que siempre se debe establecer un valor de la lista.
• Después de haber introducido sus datos, se debe hacer clic en el botón “Guardar” de la barra de herramientas del formulario para hacer efectivo los cambios.

En la gestión del negocio de los quioscos una tare tediosa y propensa a errores es la correcta gestión de la entregas y devoluciones realizadas desde y hacia los diferentes proveedores. Las particularidades de los productos, como por ejemplo los coleccionables, exigen un mecanismo de automatización y facilidad por parte de la aplicación. Para gestionar de una manera cómoda estos productos coleccionable las aplicación incluye un asistente que le permite al administrador crear de una vez todo el conjunto de productos de la colección. Para ello debe facilitar la información común que permita a la aplicación la generación. No obstante, una vez generados los correspondientes números el administrador puede realizar los ajustes necesarios sobre los mismos. (Cambio de precio de compra, venta, descripción…)

En el proceso de venta puede contemplarse la posibilidad de realizar distinciones sobre el conjunto de productos a ofrecer basadas en el tiempo. Por ejemplo, un negocio puede vender más un conjunto de productos en una determinada franja horaria o no vender directamente un subconjunto de servicios los fines de semana. Por lo tanto desea que los productos más habituales estén más a mano o que directamente no aparezcan con el fin de evitar errores y agilizar aún más el proceso de venta. Para soportar esta particularidad la aplicación permite la creación de diferentes perfiles de uso del frontal de ventas. Cada uno de estos perfiles se identificará con un nombre (Mañana, Tarde, Mostrador prensa, Fin de semana…) y modificará el comportamiento del frontal en base a las necesidades de su negocio.

De cada perfil se establecerán dos conjuntos de informaciones:

1. Organización de categorías y productos.
   Permite al administrador de la aplicación configurar el conjunto de categorías y productos que desea muestre el frontal de ventas. Además permite establecer de manera cómoda el orden de aparición de dichas categorías y productos dentro de las categorías. Solo se deberán incluir los productos o servicios que pueden ser vendidos por los empleados en dicho perfil, evitando así la aparición innecesaria de productos o categorías que no se encuentran a la venta.
   Para incluir una determinada categoría de productos en el frontal de ventas (que trabaje sobre este perfil) debe incluir dicha categoría en la lista de la derecha. En la lista de la izquierda solo aparecerán las categorías que no han sido previamente incluidas. Lo mismo ocurre con los productos dentro de las categorías. El orden en que las categorías y los productos aparecerán en el frontal de ventas será el mismo que poseen en las listas que desde aquí administre.
2. Favoritos del perfil.
   Los productos marcados como favoritos aparecerán listados en el frontal de ventas en un grupo especial. Estos deben ser los más utilizados y por consiguiente los que se desea localizar más fácilmente. Pese a que un producto pueda estar marcado como favorito también aparecerá, si así ha sido configurado, bajo su categoría de producto correspondiente. Para incluir productos en la sección de favoritos del frontal de ventas debe traspasarlos a la lista de la derecha y ordenarlos como desea le aparezcan al empleado dentro del perfil correspondiente.

Cada vez que una nueva categoría de producto o un nuevo producto sea dado de alta en la aplicación se incluirá de manera predeterminada en todos los perfiles creados por el administrador.

Permiten establecer una serie de parámetros que configuren el programa para adaptarlo a la medida de las necesidades del cliente. Por ejemplo, configurar el ticket, la configuración del cajón portamonedas, impresora de etiquetas, etc. Para acceder a las preferencias o configuración del sistema, debe seguir la siguiente ruta de acceso del Menú: Maestros->Preferencias.

Cajón portamonedas:

El cajón portamonedas es el dispositivo donde se guarda el dinero, cheques, documentos de compra/ventas, etc., por lo general, se conecta a la impresora de ticket a través de un cable con conector RJ45 o puede conectarse directamente al equipo a través de un puerto serie (DB9 o DB25).

Impresora:

En este paso se debe configurar la impresora que se usará para imprimir los tickets, así como los márgenes del papel.

Visor:

El visor o display de cliente es una pequeña pantalla alfanumérica donde se muestra al cliente información correspondiente al detalle de productos que se incluyen en el ticket.

Configuración del ticket:

El ticket de venta está compuesto por una cabecera, donde por lo general se muestra información referente a la empresa, ticket, etc. (razón social, NIF, fecha, número, etc.), seguido por el cuerpo del ticket, donde se muestra el detalle o lista de productos incluidos en la venta (producto, cantidad, precio, importe) y, por último, el pie del ticket, donde por lo general se muestra información referente al desglose del IVA, el empleado, nota, etc.

Configuración de la factura:

La factura de venta está compuesta por una cabecera, donde por lo general se muestra información referente a la empresa, factura, etc. (razón social, NIF, fecha, número, etc.), seguido por el cuerpo de la factura, donde se muestra el detalle o lista de productos incluidos en la venta (producto, cantidad, precio, importe) y, por último, el pie de la factura, donde por lo general se muestra información referente al desglose de los impuestos, el empleado, nota, etc. Dado que el papel de una factura es, por lo general, de formato folio o A4, la cabecera y el pie se divide en 3 áreas (izquierda, central y derecha). En la cabecera de la factura siempre aparece, dado que es obligatorio, la razón social, el NIF y la dirección de la empresa. En el pie de la factura siempre aparece, dado que es obligatorio, el desglose de los impuestos por tipos o bases imponibles. Además, en el detalle de las líneas de productos se muestran los importes sin incluir los impuestos (neto).

Configuración de teclas de acceso rápido o directo:

La aplicación permite asignar a ciertas funciones una tecla para poder ejecutar o acceder a dicha función haciendo uso del teclado. El programa ya viene de fábrica con las teclas programadas, pero si se desea reprogramar dichas asignaciones, se debe seleccionar la función deseada y desplegar el desplegable asociado a la columna “Tecla asignada” y seleccionar la tecla deseada.

Los productos definen el conjunto de artículos y/o servicios de compra-venta gestionados por el negocio. A la hora de parametrizar el sistema, éste debe ser el cuarto paso a seguir después de definir la categorías o familias. Para ver la lista de productos, se debe hacer clic en Maestro->Productos.

Define los productos con los que se va a trabajar. Se trata de identificar los productos de compra-venta que se gestionarán desde la pantalla del Front–Office.

Esta pantalla dispone de una barra de herramientas, la cual ofrece un conjunto de acciones a realizar sobre los datos mostrados, un conjunto de botones con las letras del alfabeto para filtrar la lista de productos si comienzan por la letra seleccionada (el botón “*” muestra todos los productos). Además, cuenta con un área de agrupación donde aparece el texto “Arrastre la columna por la cual desea agrupar”, lo cual indica que si se desea agrupar los datos por algún criterio o campo, se debe coger la cabecera de la columna, pinchando y sin soltar la tecla, soltarla en dicha área para que automáticamente los datos se presenten agrupados por dicho campo, por ejemplo, por categorías. Para crear un nuevo producto se debe hacer clic en el botón “Nuevo” de la barra de herramientas. Para modificar un nuevo producto se debe hacer doble clic sobre la línea correspondiente o seleccionar la línea y luego hacer clic en el botón “Modificar” de la barra de herramientas. Al abrir la ficha de un producto se muestra la siguiente pantalla:

A la hora de especificar estos datos se debe tener en cuenta:

• Cualquier dato/campo cuya etiqueta aparezca en negrita, indica que dicho dato es obligatorio, por lo que el programa no permitirá guardar los datos hasta que se haya suministrado un valor válido.
• Todos campos que aparecen como desplegables, son obligatorios por lo que siempre se debe establecer un valor de la lista.
• Después de haber introducido sus datos, se debe hacer clic en el botón “Guardar” de la barra de herramientas del formulario para hacer efectivo los cambios.

Si se desea mostrar una descripción ampliada para el empleado del negocio y una nota aparezca en el ticket  de venta, por ejemplo, el cómo cuidar unas plantas o lavar una ropa, se debe pinchar en la pestaña “Descripciones Ampliadas”.

Permite mantener una base de datos de información de los proveedores a los que se realizan los pedidos de compra de los productos del negocio.

Permiten establecer un conjunto de valores a partir de los cuales generar los códigos que identificarán los documentos generados. Usted puede especificar un prefijo, un sufijo, un valor inicial, valor final, valor actual y longitud máxima así como un incremento en base a los cuales la aplicación genere los números consecutivos de múltiples documentos.

Esta funcionalidad permite establecer los precios (de compra y venta) a aplicar a los productos, en base a ciertas reglas relacionadas con el calendario. Por ejemplo, se pueden aplicar diferentes precios a un determinado producto dependiendo del día de la semana en que se venda (los diarios son un ejemplo de esta particularidad, por ejemplo un mismo diario tiene un precio de compra diferente entre semana que los viernes, sábados y domingos).

Se puede utilizar esta utilidad para establecer un periodo de rebajas o promociones en la que se desea rebajar el precio de venta de ciertos productos durante un periodo de tiempo determinado.

Para cubrir estas necesidades la aplicación permite al administrador gestionar diferentes tarifas donde reflejar toda la información necesaria, automatizando su aplicación.

En las pantallas a las que se accede desde esta opción del menú, se puede realizar diversas consultas sobre las ventas realizadas.

Se trata de poder revisar:

• Volumen de ventas realizadas, consultando los importes totales por periodo, por categoría de producto, etc.
• Importe de iva repercutido, para poder conocer el total del impuesto repercutido en las ventas.
• Importe de las comisiones a pagar a los empleados por las ventas realizadas.

Además se tiene acceso a la gestión de la caja.

* Cada una de las consultas a las que se accede desde este menú permite traspasar la información consultada a Excel, para así poder analizarla, graficarla, etc. De este modo se consigue personalizar los informes de ventas por el usuario, sin restricciones desde la aplicación, “a gusto del consumidor”.

Permite registrar los albaranes de venta, las notas de entrega a los clientes. Este registro conlleva la salida de los productos indicados en el almacén.

Para ello se deben recoger la información general del albarán y después se debe añadir el detalle de los productos a incluir en el mismo.

Desde la pantalla de mantenimiento de los albaranes de venta, existen varias opciones:

• Duplicar: Permite generar un albarán igual al actual, muy útil cuando se repiten las entregas periódicamente.
• Guardar y procesar: El albarán ha sido creado, se puede modificar y mediante esta opción se registra y se procesa, generando los movimientos correspondientes en el/los almacenes indicados.
• Procesar: un albarán registrado que está pendiente de procesar, puede hacerlo a través de esta opción. Genera los movimientos correspondientes en el almacén.
• Generar Factura de Venta: Aunque existe una pantalla para generar la facturación de venta, desde aquí se puede realizar la facturación del albarán en pantalla.

Al final del día o de un turno de trabajo, el encargado debe revisar el estado de las cuentas, hacer un cierre total o parcial de caja y repasar las ventas del día. Para ello tiene que saber cuales han sido los movimientos de caja, cuales las ventas en efectivo y deducir por tanto el dinero que debe haber en el cajón. Además revisará las ventas pagadas con tarjeta y las facturas emitidas para pasarlas a gestión contable.

El ofrece una opción la cual pretende agilizar esta gestión, recopilando toda la información necesaria y presentándola resumida y detallada. Se puede acceder a esta opción de dos formas:

-Desde la parte administrativa de la aplicación (Back-Office), haciendo clic en Ventas->Arqueo y Cierre de Caja en la barra de Menú.

-Desde la parte frontal de ventas (Front-Office), haciendo clic en Botón “Admon” y luego en el botón “Arqueo y Cierre de Caja” o presionando “Ctrl-K” desde el teclado.

Dado que el objetivo de esta pantalla es hacer el arqueo de la caja, por lo que solo se muestran las ventas en efectivo. Si se desea ver todas las ventas realizadas agrupadas por formas de pago, se debe usar la opción “Consulta de Ventas”.

Dado que la aplicación permite el uso de varias cajas en un mismo establecimiento, el arqueo se realiza por cada caja, por lo que lo primero será seleccionar las caja deseada en el desplegable “Caja”.

Permite consultar los movimientos del cajón portamonedas, facilitando el cierre y el cuadre de la caja.

* Al inicio de la jornada deberá registrarse un movimiento de entrada en la caja, por el importe que se deje en efectivo en el cajón portamonedas, desde la pantalla de inicio de saldo de caja.

* Cuando un empleado cobra un pedido en efectivo, se registran dos movimientos en la caja gestionada por el terminal:

• Movimiento de entrada, por el importe del dinero recibido del cliente.
• Movimiento de salida, por el importe devuelto al cliente, diferencia entre el importe del pedido y lo entregado por el cliente al empleado.

Permite realizar un análisis de las ventas por empleado, y contribuye a facilitar la liquidación de las comisiones por cada vendedor.

* Este número se iniciará al comenzar el uso de la aplicación, y se reiniciará con cada cambio de año. Estará compuesto por 10 dígitos:

• Los dos primeros serán un prefijo formado por los dos últimos dígitos del año actual, por ejemplo, durante el año 2005, serán 05.
• Los ocho siguientes, formarán un contador incremental, de forma que el primer ticket del año 2005 llevará el número “0500000001”.

* La descripción en los tickets de la venta, puede ser diferente a la de la ficha del producto vendido, ya que para el caso de los productos combinados se modificará, uniéndose las descripciones de los diferentes productos que formen parte de la combinación.

Permite realizar consultas y obtener estadísticas de las ventas realizadas por diferentes criterios, por ejemplo, por empleado/camarero, por categorías de productos, en un rango de fechas, etc.

* Este número se iniciará al comenzar el uso de la aplicación, y se reiniciará con cada cambio de año. Estará compuesto por 10 dígitos:

• Los dos primeros serán un prefijo formado por los dos últimos dígitos del año actual, por ejemplo, durante el año 2005, serán 05.
• Los ocho siguientes, formarán un contador incremental, de forma que el primer ticket del año 2005 llevará el número “0500000001”.

* La descripción en los tickets de la venta, puede ser diferente a la de la ficha del producto vendido, ya que para el caso de los productos combinados se modificará, uniéndose las descripciones de los diferentes productos que formen parte de la combinación.

Permite realizar consultas y obtener estadísticas de las ventas realizadas por diferentes criterios, por ejemplo, por empleado/camarero, por categorías de productos, en un rango de fechas, etc.

* Este número se iniciará al comenzar el uso de la aplicación, y se reiniciará con cada cambio de año. Estará compuesto por 10 dígitos:

• Los dos primeros serán un prefijo formado por los dos últimos dígitos del año actual, por ejemplo, durante el año 2005, serán 05.
• Los ocho siguientes, formarán un contador incremental, de forma que el primer ticket del año 2005 llevará el número “0500000001”.

* La descripción en los tickets de la venta, puede ser diferente a la de la ficha del producto vendido, ya que para el caso de los productos combinados se modificará, uniéndose las descripciones de los diferentes productos que formen parte de la combinación.

Desde esta pantalla se permite registrar la extracción de efectivo de caja, siempre que no se deba al cobro de un ticket registrado desde la pantalla de venta directa. Se trata de facilitar la gestión del dinero del cajón portamonedas, y agilizar el cuadre de la caja al cierre de la misma.

Además, en pantalla se presentará la fecha y la hora del registro, para poder consultar al final de la jornada la historia de los movimientos de caja realizados.

* Al inicio de la jornada deberá registrarse un movimiento de entrada en la caja, por el importe que se deje en efectivo en el cajón portamonedas.

* Cuando un empleado cobra un pedido en efectivo, se registran dos movimientos en la caja gestionada por el terminal:

• Movimiento de entrada, por el importe del dinero recibido del cliente.
• Movimiento de salida, por el importe devuelto al cliente, diferencia entre el importe del pedido y lo entregado por el cliente al empleado.

Permite generar facturas de venta para aquellos clientes que así lo soliciten. Para ello se deben recoger la información general de la factura y después se debe añadir el detalle de los productos a incluir en la misma.

Con el fin de facilitar el control del circuito de compra, la aplicación permite generar las facturas de compra desde la información almacenada en los albaranes de compra de dos maneras:

• Generar Factura de Compra: Si un albarán de Compra y su Factura de Compra correspondiente coinciden completamente, desde la vista en detalle del albarán podemos generar la Factura de manera automática.
• Generación de Facturas de Compra: En caso de necesitar traspasar a la factura de compra solo una parte de un albarán o información de diferentes albaranes de compra la aplicación nos permite seleccionar, de manera interactiva, el conjunto de líneas de albarán pendientes de ser facturadas que deseamos traspasar a la nueva así como que cantidad deseada dentro de la aún no trasferida.

Por otro lado, las líneas de albaranes de compra a transferir a una misma factura deben mantener una serie de información común (proveedor, forma de pago y envío). Con el fin de asegurar esta característica, existen un conjunto de controles en la parte inferior de la pantalla que nos permiten localizar de forma sencilla las líneas de albarán de compra, que cumpliendo la limitación anterior, a transferir a la factura, siguiendo la traza de la información introducida en la aplicación.

Desde esta pantalla se permite registrar la entrada de efectivo en la caja, siempre que no se deba al cobro de un ticket registrado desde la pantalla de venta directa. Se trata de facilitar la gestión del dinero del cajón portamonedas, y agilizar el cuadre de la caja al cierre de la misma.

Además, en pantalla se presentará la fecha y la hora del registro, para poder consultar al final de la jornada la historia de los movimientos de caja realizados.

* Al inicio de la jornada deberá registrarse un movimiento de entrada en la caja, por el importe que se deje en efectivo en el cajón portamonedas.

* Cuando un empleado cobra un pedido en efectivo, se registran dos movimientos en la caja gestionada por el terminal:

• Movimiento de entrada, por el importe del dinero recibido del cliente.
• Movimiento de salida, por el importe devuelto al cliente, diferencia entre el importe del pedido y lo entregado por el cliente al empleado.

Desde esta pantalla se permite registrar la entrada de efectivo al inicio de la jornada, para gestionar el dinero del cajón portamonedas.

Además, en pantalla se presentará la fecha y la hora del registro, para poder consultar al final de la jornada la historia de los movimientos de caja realizados.

* Al inicio de la jornada deberá registrarse un movimiento de entrada en la caja, por el importe que se deje en efectivo en el cajón portamonedas.

* Cuando un empleado cobra un pedido en efectivo, se registran dos movimientos en la caja gestionada por el terminal:

• Movimiento de entrada, por el importe del dinero recibido del cliente.
• Movimiento de salida, por el importe devuelto al cliente, diferencia entre el importe del pedido y lo entregado por el cliente al empleado.

Permite realizar consultas y obtener estadísticas de las ventas realizadas por diferentes criterios, por ejemplo, por empleado/camarero, por categorías de productos, en un rango de fechas, etc.

* Este número se iniciará al comenzar el uso de la aplicación, y se reiniciará con cada cambio de año. Estará compuesto por 10 dígitos:

• Los dos primeros serán un prefijo formado por los dos últimos dígitos del año actual, por ejemplo, durante el año 2005, serán 05.
• Los ocho siguientes, formarán un contador incremental, de forma que el primer ticket del año 2005 llevará el número “0500000001”.

* La descripción en los tickets de la venta, puede ser diferente a la de la ficha del producto vendido, ya que para el caso de los productos combinados se modificará, uniéndose las descripciones de los diferentes productos que formen parte de la combinación.

Al final del día o de un turno de trabajo, el encargado debe revisar el estado de las cuentas, hacer un cierre total o parcial de caja y repasar las ventas del día. Para ello tiene que saber cuales han sido los movimientos de caja, cuales las ventas en efectivo y deducir por tanto el dinero que debe haber en el cajón. Además revisará las ventas pagadas con tarjeta y las facturas emitidas para pasarlas a gestión contable.

El ofrece una opción la cual pretende agilizar esta gestión, recopilando toda la información necesaria y presentándola resumida y detallada. Se puede acceder a esta opción de dos formas:

-Desde la parte administrativa de la aplicación (Back-Office), haciendo clic en Ventas->Arqueo y Cierre de Caja en la barra de Menú.

-Desde la parte frontal de ventas (Front-Office), haciendo clic en Botón “Admon” y luego en el botón “Arqueo y Cierre de Caja” o presionando “Ctrl-K” desde el teclado.

Dado que el objetivo de esta pantalla es hacer el arqueo de la caja, por lo que solo se muestran las ventas en efectivo. Si se desea ver todas las ventas realizadas agrupadas por formas de pago, se debe usar la opción “Consulta de Ventas”.

Dado que la aplicación permite el uso de varias cajas en un mismo establecimiento, el arqueo se realiza por cada caja, por lo que lo primero será seleccionar las caja deseada en el desplegable “Caja”.

Parte frontal de la aplicación destinada a la toma o registro y cobro de las ventas a los clientes. Permite controlar la gestión que se realiza desde un puesto de venta cara al público.

Se trata de una pantalla con múltiples acciones disponibles para lograr que el empleado pueda realizar la gestión del cobro de una forma ágil y efectiva evitando errores, a través del uso de pantalla táctil y el lector de códigos de barras.

Al iniciar la pantalla, el sistema pide:

• Identificación del empleado que va a trabajar. Si el equipo es compartido por varios empleados, cada vez que vaya a trabajar debe cambiar a su usuario a través del botón o la tecla de acceso rápido del botón “Empleado”.
• Perfil con el que desea trabajar, por ejemplo, Mañana, Tarde o Fin de semana. El perfil sirve para establecer diferentes configuraciones u orden de categorías y productos dependiendo de lo que venda en cada momento buscando una mayor agilidad.  El perfil se establece la primera vez, pero se puede cambiar en cualquier momento que sea necesario.

La pantalla que se presenta se puede dividir en 4 secciones, cada una de ellas con varias utilidades necesarias para la gestión y cobro de los pedidos de los clientes:

1. Control y visualización de ticket: Zona donde se va presentando el importe de la venta, así como el detalle de los productos de la venta y la posibilidad de navegar entre los diferentes tickets abiertos.
2. Cuadro de edición de línea de ticket: Sección sobre la que se pueden modificar los datos puntuales de una línea concreta del Ticket en edición. (Por ejemplo, precio de venta, cantidad, descripción)
3. Categorías y productos: sección donde se presentan los productos a la venta agrupados por categorías.
4. Barra de acceso rápido: las funciones que son más utilizadas se incluyen en este apartado, para poder agilizar el acceso a las mismas, disminuyendo las interacciones del empleado con la pantalla.

Da acceso a la parte administrativa (pantalla del Back-Office), donde:

• Se configura el sistema (por ejemplo:  productos, categorías , almacenes, etc.)
• Control del proceso de compras, devoluciones, gestión de colecciones y control de caja (Cierres y Arqueos de caja).
• Permite consultar las estadísticas, por ejemplo, de ventas, compras, stocks, etc.

Da acceso a la parte frontal (pantalla del Front–Office) de la aplicación destinada a:

• Facilitar el proceso de registro de las ventas a clientes, localizando rápidamente los productos, ya sea por pantalla táctil o a través de su código de barras.
• Permitir tener varios tickets abiertos, registrar las ventas asociadas a un empleado, caja, etc.
• Cada vez que se cobra un ticket, se registran los respectivos movimientos de caja y de almacén.
• Permitir dejar aplazado o a deuda una parte del ticket, así como fraccionar el mismo.
• Aplicar tarifas de precios asociadas a los clientes o a un patrón de ocurrencia en el tiempo (para campañas o rebajas).

Los criterios son condiciones o limitaciones que definen el valor de un dato y hacen que la búsqueda sea más específica. Por ejemplo, 29 de octubre de 2002 es un valor de fecha.
Puede realizar búsquedas utilizando varias líneas de criterios separadas por Y o O. La aplicación permite usar el asterisco (*) como carácter comodín al realizar una búsqueda de nombre completo.

Supongamos que buscamos valores en la siguiente tabla:

A continuación se ofrecen los criterios que se pueden definir:

En «compras/generación los albaranes de compra desde pedidos» se permite acceder a las líneas de pedido pendientes de servir, para proceder al registro de la nota de recepción de la mercancía.

El objetivo es localizar de forma sencilla las líneas de pedido que corresponden a la entrega recibida, y así poder registrar la nota en el sistema y proceder a su procesamiento.

Permite registrar los albaranes de compra, las notas de entrega de los proveedores. Este registro conlleva la recepción de los productos indicados en el almacén y la cumplimentación del pedido asociado. Normalmente, estas notas de entrega se generarán automáticamente desde la pantalla de Generación de albaranes de Compra, pero el sistema da la opción de crearlos y/o modificarlos manualmente también, siempre que no estén procesados.

Para ello se deben recoger la información general del albarán y después se debe añadir el detalle de los productos a incluir en el mismo.

Desde la pantalla de mantenimiento de los albaranes de compra, existen dos opciones:

• Guardar y procesar: El albarán ha sido creado, se puede modificar y mediante esta opción se registra y se procesa, generando los movimientos correspondientes en el/los almacenes indicados y cumplimentando los pedidos.
• Procesar: un albarán registrado que está pendiente de procesar, puede hacerlo a través de esta opción. Genera los movimientos y modifica el estado de los pedidos asociados.

Permite registrar los pedidos de compra que se gestionan. Para ello se deben recoger la información general del pedido y después se debe añadir el detalle de los productos a incluir en el mismo.

Además, desde la misma pantalla de mantenimiento de los pedidos de compra existe la opción de:

• Generar un albarán de compra, si el proveedor ha realizado la entrega del pedido completo o de aquello que quedaba pendiente, desde esta opción se realiza de forma rápida la nota de entrega, los movimientos de almacén correspondientes y la actualización del estado del pedido.
• Cerrar el pedido, que aunque no haya sido servido por el proveedor, ya no se quiere mantener pendiente de servir puesto que no va a reclamarse esta entrega.

Permite realizar entradas en el almacén que se especifique. Estas entradas modificarán las existencias, aumentándolas en la cantidad que se indique.

• Para poner en marcha la aplicación, una vez definidos los productos y los almacenes con los que el sistema va a trabajar, se debe realizar un inventario físico y reflejar el mismo en el sistema a través de esta pantalla de entradas manuales, para que el sistema disponga de una información de stock inicial a partir de la cual trabajar.
• Cada vez que se muevan productos de un almacén a otro, deberá registrarse a través de movimientos manuales, para que el inventario esté en todo momento actualizado.
• Si se producen roturas, mermas, regalos, etc. Pueden reportarse o esperar a realizar un inventario y entonces corregir las desviaciones.

• Sistema que gestiona la información de despacho, oficina administrativa, almacenes.
• Administra la información necesaria para el correcto funcionamiento de la aplicación, como son los productos, las categorías de productos, los almacenes
• Control del proceso de compras, devoluciones, gestión de colecciones y control de caja (Cierres y arqueos de caja)
• Permite consultar las estadísticas, los datos de las ventas, compras, stocks etc.

• Parte frontal de la aplicación destinada a facilitar el proceso de venta, unificando los precios de venta y permitiendo crear los Tickets necesarios de manera automática, actualizando los almacenes.
• Funciona con rapidez, aporta facilidad de uso y está disponible para trabajar en modo táctil.

Define los almacenes del negocio. El sistema permite gestión multialmacén.

• No tienen porque coincidir con almacenes físicos, es decir, si en la aplicación se quiere diferencias zonas del mismo almacén físico, se pueden incluir como diferentes almacenes.
• La aplicación Front – Office, donde se produce la venta directa, descontará los productos del almacén parametrizado para ello.
• Cada vez que se muevan productos de un almacén a otro, deberá realizarse un movimiento del almacén origen al de destino, con la utilidad de generación de movimientos de entrada y salida manuales o la opción de transferencia entre almacenes.
• De forma predeterminada, en la aplicación debe definirse al menos un almacén.

Define los niveles de agrupación o categorías de los productos.

Se trata de identificar las agrupaciones que en la pantalla del Front–Office ayudarán a localizar los productos, para que el servicio al cliente sea lo más ágil posible.

Este es un apartado en el que merece la pena dedicarle tiempo para parametrizar correctamente la aplicación, ya que una buena clasificación de los productos contribuye a facilitar la tarea del cobro, y por lo tanto lleva a un mejor servicio de cara al cliente.

Permite mantener una base de datos de información de los clientes a los que se presta servicio. Además podrán registrarse fichas técnicas, como son: corte de pelo, coloración, tipo de cabello, tratamientos, pruebas de productos, etc. Esta información ayuda a dar un mejor servicio al cliente, y por ende, contribuye a su fidelización.

A través de esta pantalla la aplicación permite al usuario especificar los datos principales propios de la empresa.

A la hora de especificar estos datos se debe tener en cuenta:.

• El nombre de la empresa es el asociado con la licencia de compra del producto, por lo que es de solo lectura.
• El CIF especificado para la empresa aparecerá en la impresión de los Tickets.

Define los empleados o usuarios del sistema.

• Cada uno de ellos deberá identificarse antes de trabajar con el terminal, para que las ventas sean asociadas a su cargo.
• Permite indicar un porcentaje de comisión sobre las ventas realizadas, para posteriormente liquidarla con los empleados.

En el proceso de venta puede contemplarse la posibilidad de realizar distinciones sobre el conjunto de productos a ofrecer basadas en el tiempo. Por ejemplo, un negocio puede vender más un conjunto de productos en una determinada franja horaria o no vender directamente un subconjunto de servicios los fines de semana. Por lo tanto desea que los productos más habituales estén más a mano o que directamente no aparezcan con el fin de evitar errores y agilizar aún más el proceso de venta. Para soportar esta particularidad la aplicación permite la creación de diferentes perfiles de uso del frontal de ventas. Cada uno de estos perfiles se identificará con un nombre (Mañana, Tarde, Mostrador prensa, Fin de semana…) y modificará el comportamiento del frontal en base a las necesidades de su negocio.

De cada perfil se establecerán dos conjuntos de informaciones:

• Organización de categorías y productos.
  Permite al administrador de la aplicación configurar el conjunto de categorías y productos que desea muestre el frontal de ventas. Además permite establecer de manera cómoda el orden de aparición de dichas categorías y productos dentro de las categorías. Solo se deberán incluir los productos o servicios que pueden ser vendidos por los empleados en dicho perfil, evitando así la aparición innecesaria de productos o categorías que no se encuentran a la venta.
  Para incluir una determinada categoría de productos en el frontal de ventas (que trabaje sobre este perfil) debe incluir dicha categoría en la lista de la derecha. En la lista de la izquierda solo aparecerán las categorías que no han sido previamente incluidas. Lo mismo ocurre con los productos dentro de las categorías. El orden en que las categorías y los productos aparecerán en el frontal de ventas será el mismo que poseen en las listas que desde aquí administre.
• Favoritos del perfil.
  Los productos marcados como favoritos aparecerán listados en el frontal de ventas en un grupo especial. Estos deben ser los más utilizados y por consiguiente los que se desea localizar más fácilmente. Pese a que un producto pueda estar marcado como favorito también aparecerá, si así ha sido configurado, bajo su categoría de producto correspondiente. Para incluir productos en la sección de favoritos del frontal de ventas debe traspasarlos a la lista de la derecha y ordenarlos como desea le aparezcan al empleado dentro del perfil correspondiente.

Cada vez que una nueva categoría de producto o un nuevo producto sea dado de alta en la aplicación se incluirá de manera predeterminada en todos los perfiles creados por el administrador.

Permiten establecer una serie de parámetros que agilicen el uso de la herramienta.

El ticket debe incluir en su texto libre, bien de cabecera o de pie, la razón social y el CIF de la empresa.

Define los productos con los que se va a trabajar. Se trata de identificar los productos de compra-venta que se gestionarán desde la pantalla del Front–Office.

Permite mantener una base de datos de información de los proveedores a los que se realizan los pedidos de compra de los productos del negocio.

Permiten establecer un conjunto de valores a partir de los cuales generar los códigos que identificarán los documentos generados. Usted puede especificar un prefijo, un sufijo, un valor inicial, valor final, valor actual y longitud máxima así como un incremento en base a los cuales la aplicación genere los números consecutivos de múltiples documentos.

Esta funcionalidad permite establecer los precios (de compra y venta) a aplicar a los productos, en base a ciertas reglas relacionadas con el calendario. Por ejemplo, se pueden aplicar diferentes precios a un determinado producto dependiendo del día de la semana en que se venda (los diarios son un ejemplo de esta particularidad, por ejemplo un mismo diario tiene un precio de compra diferente entre semana que los viernes, sábados y domingos).

Se puede utilizar esta utilidad para establecer un periodo de rebajas o promociones en la que se desea rebajar el precio de venta de ciertos productos durante un periodo de tiempo determinado.

Para cubrir estas necesidades la aplicación permite al administrador gestionar diferentes tarifas donde reflejar toda la información necesaria, automatizando su aplicación.

En la parte de Administración, en el menú de Ventas, en la Consulta de Cierres de Caja, si le das al botón de Consultar, aparecen todos los cierres hechos hasta el momento. Eligiendo el que se necesita, se hace doble clic sobre él y se elige la opción de Imprimir.

No, debe ir el nombre del obligado tributario. Es la información a la que se emite la licencia de uso de la aplicación. Luego si quieres, en maestros, preferencias, tickets, se puede añadir en la cabecera del ticket el nombre comercial o el logo

En las pantallas a las que se accede desde esta opción del menú, se puede realizar diversas acciones para administrar la base de datos sobre la que se soporta la aplicación.

Se trata de poder gestionar:

• La creación de la base de datos que almacenará la información.
• Las copias de seguridad de los datos.
• La compactación del fichero de base de datos

Estas utilidades tratan ficheros de suma importancia para la aplicación, por lo que se recomienda su utilización con precaución, dado que la pérdida o deterioro de dichos ficheros puede suponer la pérdida de la información registrada en el sistema o el incorrecto funcionamiento del sistema.

• Sistema que gestiona la información de despacho, oficina administrativa, almacenes.
• Administra la información necesaria para el correcto funcionamiento del sistema, como son los productos, las categorías de productos, los almacenes.
• Además es en este sistema donde se consultan las estadísticas, los datos de las ventas, etc.

No, un ticket (o mejor factura simplificada) es una factura ya de por si, lo que no lleva un cliente asociado. No se puede modificar ni eliminar el ticket ya emitido, se debe rectificar (creará una venta por el mismo importe pero en negativo) y luego crear la factura para el cliente desde cero.

Permite mantener una base de datos de información de los consumidores que solicitan una factura de venta en lugar de un ticket por su consumición.

Define los empleados o usuarios del sistema

Cada uno de ellos deberá identificarse antes de trabajar con el terminal, para que las ventas sean asociadas a su cargo.

Permite indicar un porcentaje de comisión sobre las ventas realizadas, para posteriormente liquidarla con los empleados.

Define los datos principales de la empresa. Se trata de identificar los datos del negocio que se va a gestionar.

Si los datos de la empresa se completan al detalle, pueden servir de publicidad al imprimirse en el ticket que se emite con cada consumición.

Esta versión del sistema es monoempresa, se puede gestionar una única empresa.

Permite mantener una base de datos de información de los proveedores a los que se realizan los pedidos de compra de los productos del negocio.

Debes pulsar el botón que está a la derecha en la botonera, que tiene un icono de una cesta amarilla con un signo de más en verde. Este botón tiene dos posiciones, una (pulsado) con la cual el producto marcado pasa directamente al ticket, y otra (despulsado) con la cual el producto marcado se queda a la espera del visto bueno del vendedor.

En el panel de control, Programas, Activar o desactivar características de Windows, debes marcar para instalar la opción de .Net Framework 3.5

El nuevo sistema Verifactu afectará a todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas, tanto si están sujetos a IRPF como si lo están al Impuesto sobre Sociedades.
Eso sí, ten en cuenta que este proyecto no se aplicará en los territorios forales (donde existen sistemas propios) y que también quedan fuera de esta normativa las empresas que ya estén acogidas al SII.

Existen determinadas características que permitirán identificar las facturas Verifactu. Son las siguientes:

•  Código QR. Las facturas Verifactu deberán incorporar necesariamente un código QR que contendrá una serie de datos identificativos.
• Referencia al sistema Verifactu. Las facturas también deberán indicar expresamente que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables, mediante la expresión «Veri*Factu».
• Envío de información a Hacienda. La factura Verifactu permitirá su envío a la Agencia Tributaria a través de un dispositivo de lectura para código QR.
• Registro de eventos. Además de todo ello, deberá existir como respaldo un registro de cada factura y evento.

En cuanto a cuándo es obligatorio Verifactu, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre ya ha sido aprobado, y aunque queda esperar a la Orden Ministerial que lo desarrolle y atender al periodo de adaptación que en él se defina, los obligados tributarios deberán estar adaptados con anterioridad al 29 de julio de 2025.

Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial. Afecta directamente a empresarios que utilicen aplicaciones informáticas para el cumplimiento de la obligación de facturación ya que deberán generar un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
Los obligados tributarios que utilicen aplicaciones informáticas para el cumplimiento de la obligación de facturación podrán remitir voluntariamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados por dichos sistemas informáticos cumpliendo con las especificaciones técnicas que se establezcan para la remisión. También las aplicaciones deberán poder enviar dichos registros si la AEAT los solicita.

Para poder utilizar nuestra aplicación según la normativa vigente de Veri*factu es necesario que tengas tu equipo con un sistema operativo actualizado (windows 10 – windows 11) y un certificado digital a nombre del obligado tributario.